Personvernpolicy Ishavskraft

Denne personvernpolicyen har som mål å forklare hva vi samler inn av personopplysninger, hvordan disse oppbevares og behandles i Ishavskraft samt hva slags lovhjemmel vi har for denne bruken.

Policyen er utarbeidet med hensyn på samsvar med både ny (GDPR) og eksisterende personvernlovgivning.

Ansvarlig for behandlingen:
979 139 268 Ishavskraft AS
ishavskraft.no
kunde@ishavskraft.no

Dette er kontaktinformasjonen du kan benytte dersom du har spørsmål eller henvendelser angående behandlingen av dine personopplysninger.

Hvilke personopplysninger behandler vi?
I kontakt med vår kundeservice, eller via våre nettsider ber vi deg i mange tilfeller om å oppgi følgende opplysninger:

  • Navn
  • Fakturaadresse
  • Anleggsadresse (der måler er plassert)
  • E-postadresse
  • Telefonnummer til mobil og/eller fasttelefon
  • Fødsels og personnummer: Informasjonen over er nødvendig for å overholde avtaleforpliktelsen overfor deg som kunde. Vi benytter dette til å fakturere deg, samt registrere forbrukshistorikk på anlegget hvor det skal leveres strøm. Kontaktinformasjonen vil på samme grunnlag benyttes til å kontakte deg med informasjon om Ishavskraft, tilhørende produkter og annen informasjon som kan være relevant for ditt kundeforhold. Dette vil primært skje på e-post. For å kunne hjelpe deg med reklamasjon, samt imøtekomme lovmessige krav til bokføring og regnskapsføring, så vil opplysningene oppbevares i regnskapet etter til enhver tid gjeldende lovkrav fra myndighetene. Pr i dag er dette minimum 5 år jf bokføringsloven §13.
  • Notater om kundeforhold:Når du kontakter kundeservice angående ditt kundeforhold hos Ishavskraft tar vi notater om de sakene du bringer inn til oss. Disse notatene oppbevarer vi gjennom hele kundeforholdet og i inntil 36 måneder etter kundeforholdet er avsluttet. Dette er for å kunne bistå deg med spørsmål eller andre momenter etter kundeforholdet er avsluttet.
  • Årsforbruk og forbrukshistorikk: Når du blir ny kunde hos oss, vil vi få melding om antatt forbruk fra din netteier. Etter hvert vil anleggets faktiske forbrukshistorikk danne grunnlaget for estimering og fakturering. Disse opplysningene er ikke knyttet mot en bestemt person, men mot selve anleggsadressen og måleren. Det er ikke mulig for Ishavskraft å si hvem i husholdningen som har brukt strøm eller hvordan. Vi anser derfor normalt ikke dette for å være personopplysninger.

Konkurranser og kampanjer
Dersom du deltar i konkurranser og kampanjer vil det typisk samles inn informasjon som over, avhengig av hva som etterspørres i den aktuelle aktiviteten. Deltagelse i denne typen aktiviteter er frivillig og samtykkebasert.

Grunnlag for å behandle personopplysninger
Behandlingsgrunnlaget er primært at Ishavskraft skal oppfylle avtalen med deg som forbruker.

Ishavskraft er også underlagt forpliktelser som følge av norsk lovgivning. Dette kan være f.eks. bokføringsloven og regnskapsloven:

https://lovdata.no/pro/#document/NL/lov/2004-11-19-73
https://lovdata.no/pro/#document/NL/lov/1998-07-17-56

Eller kravet om at vi skal samle inn fødsels- og personnummer i forskriften fra NVE:

https://www.nve.no/stromkunde/elhub/
https://lovdata.no/pro/#document/SF/forskrift/1999-03-11-301

Aktiviteter utover avtaleoppfyllelse og lovmessige krav vil være basert på samtykke fra deg.

Hva bruker vi dine personopplysninger til?
Vi behandler dine personopplysninger for følgende formål:

Oppfyllelse av avtaleforpliktelse knyttet til levering av strøm
Når du oppretter et kundeforhold hos oss må vi innhente nødvendige opplysninger om deg for å kunne opprettholde vår del av avtaleforpliktelsen. Dette innebærer blant annet å fakturere deg basert på leverte forbruksdata fra din nett-leverandør, kontakte deg om relevante endringer i produkter eller avtaler, samt bistå deg ved henvendelser.

Gi deg relevante råd, oppfølginger og tilbud
Ishavskraft er et selskap i konstant utvikling. Vi må tilpasse oss markedet og forbrukernes ønsker. Som en naturlig del av denne utviklingen, vil det komme nye produkter, endringer i eksisterende produkter eller andre forhold som gjør at vi ønsker å kontakte deg som kunde. Til dette benytter vi din kontaktinformasjon. Når vi sender ut informasjon til deg, kan det hende vi benytter eksterne tjenester og tilbydere for denne utsendingen.

Etablere kundeprofil
Når du blir kunde hos oss, vil vi etablere en kundeprofil hos oss basert på informasjonen du gir oss. Dette gjør vi i vårt kundeoppfølgingssystem, som også er systemet vi benytter til blant annet fakturering.

Dersom du kontakter oss via kundeservice
Når du kontakter oss via e-post, telefon eller sms, vil aktiviteten og innholdet logges i våre kundesystemer. Vi logger blant annet hvor lang tid vi bruker å svare på telefonen og hvem det er som legger på samtalen. Dette er for å sikre kvaliteten i vår kundeservice slik at du alltid behandles på en best mulig måte når du er i kontakt med oss. Vi tar også notater under kundebehandlingen slik at det er lettere for en ny saksbehandler å hjelpe deg dersom du ringer igjen om samme sak.

Elektronisk markedsføring etter kundeforholdet har opphørt
Dersom du har samtykket til det, vil vi oppbevare dine opplysninger også etter du har sluttet som kunde hos oss. Dette kan være for å kontakte deg, dersom vi ser endringer i produkter og markedet som kan føre til at du kanskje vil være bedre tjent med å komme tilbake til oss. Dette samtykket, dersom det gis, kan når som helst trekkes tilbake.

Samtidig, på tilsvarende grunnlag, kan vi med ditt samtykke oppbevare din kontaktinformasjon, med det formål å markedsføre våre produkter og tjenester overfor deg.

Kampanjer og undersøkelser
Dersom du deltar i kampanjer eller undersøkelser, kan det hende vi samler kontaktinformasjonen din med det formål å kunne kontakte deg dersom du vinner en premie.

Hvem får tilgang til dine personopplysninger?
Selskapene som leverer strømnett til deg, kanskje bedre kjent som nett-leie, gir oss et fakturaunderlag som vi benytter for å samle nett-leie og strømforbruket på en faktura til deg. Dette er i henhold til forskrift fra NVE. For at dette skal fungere sømløst vil enkelte personopplysninger utveksles mellom strømleverandør og nett-leverandør.

Samarbeidspartnere som vi har inngått en skriftlig databehandleravtale med, vil i enkelte tilfeller bistå oss med forretningsprosesser som f.eks. økonomiprosesser, salg og markedsføring. Disse vil behandle opplysningene dine på instruks fra oss, men vi vil være behandlingsansvarlig og bistå deg dersom du skulle ha spørsmål til dette. De vil ikke kunne bruke dine data på eget initiativ, og de vil bli slettet etter oppdraget for oss er utført.

Utvekslingen av informasjon mellom oss og disse selskapene er regulert av en databehandleravtale og er under vår kontroll. Dersom du for eksempel sender oss en anmodning om innsyn, korrigering eller sletting, vil vi sørge for at denne anmodningen gjennomføres hos alle våre underleverandører også.
Opplysninger som etterspørres av offentlige myndigheter med hjemmel i lov, vil også utleveres ved begjæring fra disse. Dette kan for eksempel være skatteetaten ved bokettersyn eller andre offentlige myndigheter vi er underlagt.

Tilgang fra utlandet
Vi benytter enkelte underleverandører som lagrer data utenfor Norge. Når GDPR inntrer i EU, vil disse være underlagt samme lovgivning som i Norge. Dersom data lagres utenfor EU/EØS, vil vi sikre disse med vern tilsvarende det som gjelder i Norge, gjennom Privacy Shield (EU vs USA) eller liknende. Der hvor det er mulig, vil vi søke å benytte leverandører som lagrer data i EU/EØS.

Sosiale medier
Dersom du kontakter oss på sosiale medier vil det være disse som er behandlingsansvarlig overfor deg som forbruker. Henvendelser angående lagring av personopplysninger hos disse, må tas med den aktuelle aktøren.

Sletting av personopplysninger
Ishavskraft sletter opplysningene vi lagrer om deg rutinemessig 6 måneder etter avslutning av kundeforhold. Merk at vi kan be om ditt samtykke til å oppbevare dine kontaktdetaljer lengre for å kunne kontakte deg i ettertid.

Enkelte opplysninger vil vi være lovpålagt å oppbevare i opptil 5 år etter at kundeforholdet er avsluttet, jf bokføringsloven og regnskapsloven.

Dersom det er formålstjenlig så vil vi også kunne anonymisere dine personopplysninger, slik at de ikke lengre kan knyttes til en fysisk person, men fremdeles vil kunne benyttes av oss til for eksempel anonymisert historikk eller statistikk.

Dine rettigheter

  • Du har rett til å be om innsyn i opplysningene vi har lagret om deg.
  • Du har rett til å be om korrigering dersom opplysninger er feilaktige.
  • Du har rett til å be om sletting av opplysninger.
  • Du har rett til å trekke samtykke tilbake.

Les mer om dine rettigheter hos tilsynet: datatilsynet.no

Endringer
Denne personvernpolicyen vil være under løpende internkontroll og årlig internrevisjon i selskapet. Dette kan medføre at det gjøres endringer eller presiseringer. Den til enhver tid siste utarbeidede versjon, vil være tilgjengelig på ishavskraft.no/personvern. Alle endringer vil være i tråd med det til enhver tid gjeldede lovverk.